Cuando los “jefes” asumen que sus reuniones van por buen camino, están menos dispuestos a pedir y recibir  retroalimentación (feedback) y tampoco buscan oportunidades para mejorar. Como resultado, la frustración se ve reflejada en las respuestas comunes que los asistentes dan al ser emplazados luego de una reunión, es decir, puntos irrelevantes en la agenda, reuniones demasiado largas y aburridas, falta de foco, etc; son frustraciones que los dejan contrariados y con falta de compromiso.

Aparte de los altos costos asociados y el tiempo desperdiciados están los costos de oportunidad de los colaboradores que no están trabajando en algo más importante e inspirador o no están realizando tareas para generar ganancias. Los “jefes” que continúan dirigiendo reuniones ineficaces inevitablemente fracasan y, más temprano que tarde, verán a sus equipos desgastados.

Las reuniones en la organización

Aunque las organizaciones tienen reuniones que se pueden eliminar con facilidad, una política de no reuniones es irreal y puede ser contraproducente. Ahora bien, administradas de forma eficiente, las reuniones pueden hacer confluir en un mismo escenario buenas ideas y permitir que la gente haga su trabajo de una manera más colaborativa. Ayudan a establecer y promover el consenso y, por ende, sirven como punto focal para toda la energía colectiva.

Por lo tanto, la idea no es acabar con todas la reuniones sino eliminar todas las ineficientes o innecesarias, al tiempo que se mejora la calidad de las que quedan. La pregunta es ¿Cómo hacerlo?, a continuación 3 recomendaciones simples que ayudaran.

1. Preparar.

En principio, sepa con exactitud las razones por las cuales está convocando a la gente y defina sus objetivos, con el fin de preparar el escenario para lograrlos. Este proceso puede incluir a otras personas que sugieran temas a tratar en la agenda, lo cual, además, incrementa su sentido de propiedad y compromiso. Dicho en términos sencillos, si usted no tiene una misión clara debería cancelar la reunión.

Decida quién debe estar ahí. Demasiadas personas pueden generar una cacofonía de voces (un arroz con mango) o una “holgazanería social” en la que las personas minimizan sus esfuerzos, escudados en la protección que ofrece la “multitud”, sin dejar de mencionar los desafíos logísticos.

2. Facilitar.

La facilitación comienza en el momento en que los asistentes entran al salón. Dado que las personas con frecuencia experimentan las reuniones como interrupciones que las sacan de su verdadero trabajo, la primera tarea del líder es promover un sentimiento de presencia entre los asistentes. Salude en la puerta con entusiasmo y exprese gratitud por su tiempo. También es importante comenzar con una declaración de apertura que tenga un propósito y que explique las razones por las cuales todos están reunidos.

3. Evaluar.

Después de cada reunión que usted eficientemente lidere, dedique unos minutos para reflexionar. Analice el comportamiento de los asistentes, las dinámicas conversacionales y el contenido de la agenda. Hágase las siguientes preguntas: ¿La gente estuvo distraída? ¿Quién hablo, solo usted? ¿La discusión se desvió hacia temas irrelevantes? ¿Todas las opiniones e ideas expresadas fueron similares?, si la respuesta es “SI” a alguna o a todas las preguntas, usted está en serios problemas.

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Lo qué se debe evitar en las reuniones de trabajo.

Mencionemos lo que no debe hacerse en una reunión, por favor:

  • Si se puede tratar individualmente, ¿para qué hacerlo entre todos?.
  • Si ya es un tema decidido, o una decisión tomada, ¿para qué volverlo a abrir?.
  • Si el asunto requiere prepararlo, ¿para qué convocar la reunión de inmediato?.
  • Si se puede resolver por correo o por teléfono, ¿para qué juntarnos?.
  • Si el tema no es prioritario y andamos ajetreados, ¿para qué quitar tiempo a todos?.
  • Si planificamos reuniones de trabajo, hagámoslo bien: con un objetivo, con orden, con respeto, con conclusiones, con seguimiento.

Hasta la próxima nota.

 “Yo hago lo que usted no puede, y usted hace lo que yo no puedo. Juntos podemos hacer grandes cosas”. Madre Teresa de Calcuta.

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